Tips voor het kiezen van een CRM systeem

Vorige week rondde ik een traject af met een opdrachtgever die mij gevraagd had op zoek te gaan naar een klant volg systeem wat bij hun zou passen. De opdrachtgever is een groeiend mkb bedrijf en zit in een nichemarkt met hele specifieke eisen omtrent registratie van gegevens, vast leggen van afspraken voor langere tijd, rapportages en o.a. gemak en flexibiliteit van het systeem. 

Uiteraard zijn er genoeg CRM systemen te vinden die voldeden aan wat basis criteria. Er ontstond een long list van ongeveer zes bedrijven die door de opdrachtgever terug gebracht is naar een short list van drie potentiële systemen. Daar heb ik een demonstratie van geregeld om een diepere blik te werpen op de mogelijkheden. 

Uit dit traject zijn voor ondernemers een aantal tips te halen. Ik reduceerde ze tot deze 6 tips.

1. Weet wat je als bedrijf wilt. Bedenk waar je nu staat en waar je naar toe wilt. Niet alleen in de nabije toekomst maar ook op (middel)lange termijn. Tenslotte moet je er rekening mee houden dat het invoeren van een systeem niet alleen tijd kost, maar ook geld en een inspanning van jouw kant. Het zou zonde zijn dat het gekozen systeem je groei ambities voor over 2-5 jaar niet kan faciliteren en je dus weer op nieuw moet beginnen.

2. Zorg dat je je processen in kaart hebt. Wat voor bedrijf je ook hebt, zorg dat je een stroomschema hebt wat op papier staat. Dat communiceert makkelijker met de CRM leverancier maar het zorgt er ook voor dat je je systeem er zoveel mogelijk op aan laat sluiten. En niet dat je het proces moet aanpassen aan de (on)mogelijkheden van het systeem. 

3. Plan bewust tijd in voor demonstraties en testen. Test vooral of het systeem jouw proces aan kan. CRM bedrijven hebben vaak meerdere modules die ingezet kunnen worden om jouw proces en bedrijf te helpen. Test ook daadwerkelijk of het bij jou past.

4. Kosten zijn niet altijd leidend. Het in kaart brengen van de kosten is belangrijk maar als het een investering in de toekomst is, zul je moeten afwegen of het CRM systeem het waard is. Wat eerst te duur lijkt, kan in de praktijk goedkoper uitpakken omdat het meer efficiëntie voor jouw bedrijf oplevert en met je mee kan groeien in de toekomst.

5. Branche gericht of algemeen systeem? Er zijn zeer veel algemenere CRM systemen die allemaal hun eigen expertise, flexibiliteit en gemak hebben. Er zijn ook branche specifieke systemen die perfect de workflow van die branche aan kunnen. Maar als jouw bedrijf lijkt op die branche hoeft het CRM systeem niet te passen. Zelfs als jouw cultuur afwijkt van die van de gemiddelde bedrijven in die branche hoeft het niet te passen. Kijk dus goed naar punt 1-3 of het systeem jouw bedrijf helpt. 

6. Wat zijn jouw eigen, extra wensen waar het systeem aan moet voldoen? Moet het een Nederlandse helpdesk hebben of juist Engelstalig? Hoeveel medewerkers moeten er op aangesloten worden en mogen zij alles van elkaar zien? Moet alles in de cloud staan en hoe is dan de bescherming van de gegevens? Ga na wat voor jouw bedrijf echt van belang is. 

Mijn opdrachtgever koos uiteindelijk voor een duurder maar niche branche gericht systeem wat dit groeiende bedrijf in de toekomst veel tijdswinst en efficiëntie gaat opleveren.

Het kiezen van een nieuw CRM systeem kan voor een MKB bedrijf een ingewikkelde, onoverzichtelijke situatie zijn, waarbij hulp en inzicht van buitenaf handig is. Kies dan voor een partij die onafhankelijk is maar oog heeft voor de specifieke kenmerken van jouw bedrijf en jouw branche.

Kan ik jouw helpen met een vraagstuk op te lossen door research te doen? Laat het me gerust weten.